Pagina

Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden Omgeving Studio

Versie 1.0 – 1-7-2026

Artikel 1 – Definities

Syntavo: Syntavo B.V., gevestigd te Helmond, KvK 99041588.
Klant: de rechtspersoon, overheidsorganisatie of professioneel handelende partij die met Syntavo een Overeenkomst aangaat.
Gebruiker: een natuurlijke persoon die onder verantwoordelijkheid van de Klant toegang heeft tot Omgeving Studio.
Omgeving Studio / de Applicatie: de door Syntavo aangeboden online applicatie voor het opbouwen, visualiseren, vergelijken, opslaan en exporteren van principeprofielen voor de openbare ruimte, inclusief bijbehorende software, interface, materialen, modellen, documentatie en online diensten.
Abonnement: het tijdelijke gebruiksrecht op Omgeving Studio voor de overeengekomen periode en het overeengekomen aantal Gebruikers.
Jaarlicentiekosten: het bedrag exclusief btw dat de Klant per twaalf maanden voor het enkele gebruik van Omgeving Studio verschuldigd is, exclusief implementatie, training, advies, Maatwerk, migratie, Derdenvoorzieningen en overige aanvullende werkzaamheden.
Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Partijen over Omgeving Studio, aanvullende dienstverlening of Maatwerk.
Offerte: een schriftelijk of elektronisch aanbod van Syntavo.
Klantdata: alle gegevens, bestanden, projecten, profielen, varianten en instellingen die de Klant of een Gebruiker in Omgeving Studio invoert of opslaat.
Export: een vanuit Omgeving Studio gegenereerd bestand of beeld (waaronder PDF, Word, SVG, PNG of DXF).
Derdenvoorziening: een product, gegevensbron, koppeling, kaart- of hostingdienst of softwarecomponent van een derde waarvan Omgeving Studio gebruikmaakt.
Maatwerk: functionaliteit, koppeling, export of aanpassing die Syntavo specifiek op verzoek van de Klant ontwikkelt.

Artikel 2 – Toepasselijkheid en rangorde

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, Offertes, Overeenkomsten en diensten van Syntavo met betrekking tot Omgeving Studio, en zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke klanten en overheidsorganisaties. Omgeving Studio wordt niet aan consumenten aangeboden.
Afwijkingen gelden alleen wanneer deze uitdrukkelijk en schriftelijk door beide Partijen zijn overeengekomen. Inkoopvoorwaarden van de Klant, waaronder de GIBIT, worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, ook wanneer daarnaar in een opdracht, order of aanbestedingsdocument wordt verwezen, tenzij Syntavo deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.
Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde: (a) de ondertekende Overeenkomst; (b) de aanvaarde Offerte; (c) schriftelijk overeengekomen afwijkingen; (d) een verwerkersovereenkomst, uitsluitend voor de verwerking van persoonsgegevens; (e) een service level agreement, uitsluitend voor de daarin opgenomen serviceniveaus; (f) deze voorwaarden; (g) overige documentatie van Syntavo. Een ondertekende Overeenkomst kan uitdrukkelijk een andere rangorde vastleggen.
De aansprakelijkheidsbeperkingen uit deze voorwaarden gelden ook voor aansprakelijkheid uit een verwerkersovereenkomst, securitybijlage, service level agreement of andere bijlage, tenzij Partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen.

Artikel 3 – Totstandkoming van de Overeenkomst

Een Offerte van Syntavo is vrijblijvend en dertig dagen geldig, tenzij anders vermeld.
De Overeenkomst komt tot stand zodra de Klant de Offerte schriftelijk of elektronisch aanvaardt, beide Partijen ondertekenen, Syntavo een opdracht bevestigt, de Klant een Abonnement activeert, of Syntavo met instemming van de Klant met de uitvoering begint.
Wie namens de Klant aanvaardt of opdracht geeft, staat ervoor in daartoe bevoegd te zijn. Mondelinge toezeggingen binden Syntavo pas na schriftelijke bevestiging. Kennelijke fouten of verschrijvingen binden Syntavo niet.

Artikel 4 – Dienstverlening, gebruiksrecht en activering

Syntavo stelt Omgeving Studio gedurende de looptijd van het Abonnement op afstand beschikbaar. Inhoud en omvang worden bepaald door de Overeenkomst of Offerte.
Syntavo verleent de Klant een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om Omgeving Studio gedurende de Abonnementsperiode, voor het overeengekomen aantal Gebruikers en binnen de eigen organisatie, voor interne zakelijke doeleinden te gebruiken.
Syntavo voert de dienstverlening naar beste vermogen en goed vakmanschap uit. Tenzij uitdrukkelijk een concreet resultaat is overeengekomen, geldt een inspanningsverplichting. Syntavo garandeert niet dat Omgeving Studio geschikt is voor ieder door de Klant beoogd specifiek gebruik, project of aanbesteding; de Klant beoordeelt dat zelf.
Accounts zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld. Inloggegevens mogen niet aan derden worden verstrekt. De Klant blijft verantwoordelijk voor alle handelingen via zijn Accounts, tenzij hij aantoont dat sprake is van niet aan hem toe te rekenen onbevoegd gebruik ondanks passende beveiliging.
De Klant informeert Syntavo onmiddellijk bij mogelijk onbevoegd gebruik, een beveiligingsincident, of wanneer een Gebruiker niet langer voor de Klant werkzaam is. Syntavo mag Accounts blokkeren of opnieuw instellen wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor beveiliging of naleving.
Syntavo activeert de toegang na totstandkoming van de Overeenkomst en mag activering afhankelijk stellen van betaling of een voorschot. De Klant levert tijdig de benodigde, juiste en volledige gegevens aan. Termijnen zijn indicatief tenzij uitdrukkelijk als fataal overeengekomen; vertraging door onvoldoende medewerking van de Klant komt voor diens rekening en risico.
Een ongebruikt Account of ongebruikte functionaliteit geeft geen recht op korting, restitutie of verlenging.

Artikel 5 – Gebruiksbeperkingen en fair use

Het is de Klant en Gebruikers niet toegestaan om Omgeving Studio aan derden beschikbaar te stellen, te verhuren of te verkopen; Accounts te delen; de Applicatie te kopiëren, wijzigen of afgeleide software te ontwikkelen; broncode te achterhalen door reverse engineering, behalve voor zover dwingend recht dit toestaat; beveiligingsmaatregelen, gebruiks-, sessie- of exportlimieten te omzeilen; zonder schriftelijke toestemming penetratietests of beveiligingsscans uit te voeren; geautomatiseerd grote hoeveelheden gegevens op te vragen of te exporteren of scrapers en bots te gebruiken; de Applicatie te gebruiken om een concurrerend product te ontwikkelen; schadelijke software te verspreiden; of de Applicatie te gebruiken in strijd met wet- en regelgeving, rechten van derden of de beschikbaarheid en beveiliging van de dienst.
Het Abonnement is bedoeld voor normaal zakelijk gebruik binnen de organisatie van de Klant. Bij uitzonderlijk of oneigenlijk gebruik — waaronder een buitensporig aantal render-, opslag- of exportverzoeken, geautomatiseerd opvragen van gegevens, of gebruik dat de prestaties voor andere klanten schaadt — mag Syntavo technische limieten toepassen (onder andere op gelijktijdige sessies, verzoeken per tijdseenheid, bestandsgroottes, exports en opslag), het gebruik beperken, de Klant waarschuwen, een passender Abonnement aanbieden of, na aankondiging, aantoonbare aanvullende kosten in rekening brengen.
Bij een redelijk vermoeden van misbruik mag Syntavo onderzoek doen, loggegevens raadplegen en de toegang tijdelijk beperken. Een gerechtvaardigde maatregel op grond van dit artikel geeft geen recht op restitutie of schadevergoeding.

Artikel 6 – Verantwoordelijkheden van de Klant

De Klant is verantwoordelijk voor de selectie en geschiktheid van Omgeving Studio, de inrichting en het gebruik ervan, de juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens, de ontwerpbeslissingen die met de tool worden gemaakt, en het controleren van visualisaties, maatvoering, berekeningen en Exports. Daarnaast is de Klant verantwoordelijk voor een geschikte internetverbinding, browser en apparatuur, de beveiliging van eigen systemen, Account- en wachtwoordbeheer, en het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving.
De Klant zorgt dat uitsluitend bevoegde personen toegang krijgen, verwerkt geen onrechtmatige informatie, verleent tijdig redelijke medewerking en volgt redelijke instructies van Syntavo over gebruik, beveiliging en gegevensbeheer op.
De Klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren en bewaren van gegevens en Exports die voor zijn bedrijfsvoering, bewijsvoering of projecten van belang zijn. Extra werkzaamheden door onjuiste of onvolledige informatie of onvoldoende medewerking mogen aanvullend in rekening worden gebracht.

Artikel 7 – Doel en beperkingen van Omgeving Studio

Omgeving Studio is een ontwerp-, verkennings- en communicatietool voor het opstellen en vergelijken van principeprofielen voor de openbare ruimte. Het is geen volledig CAD-, BIM-, GIS- of civieltechnisch engineeringsysteem.
Omgeving Studio is niet bedoeld als vervanging van een definitief of uitvoeringsontwerp, een bestek- of contracttekening, een constructieve, verkeerskundige of civieltechnische berekening, een landmeetkundige inmeting, een kadastrale vaststelling, een vergunning of formele toetsing, of professioneel advies van een gekwalificeerde deskundige.
Visualisaties, maatvoering, oppervlaktes, posities, hoeveelheden, kaartgegevens en Exports zijn ondersteunend en kunnen een vereenvoudigde, afgeronde of indicatieve weergave bevatten. De Klant laat resultaten vóór uitvoering, aanbesteding, definitieve besluitvorming of contractueel gebruik zelfstandig controleren door een gekwalificeerde deskundige.
De Klant blijft verantwoordelijk voor toetsing aan onder andere wet- en regelgeving, technische normen, beleid, verkeersveiligheid en toegankelijkheid, kabels en leidingen, werkelijke afmetingen en lokale omstandigheden, eigendoms- en perceelgrenzen, vergunningen en overige projectspecifieke eisen.
Het uitblijven van een waarschuwing in Omgeving Studio betekent niet dat een ontwerp voldoet aan wetgeving, normen, beleid of goede ontwerppraktijk. Waarschuwingen, parameters en controles in de Applicatie zijn ondersteunend en vormen geen garantie dat alle relevante eisen zijn gecontroleerd. Syntavo is niet verantwoordelijk voor besluiten of werkzaamheden die op basis van een resultaat uit Omgeving Studio worden genomen.

Artikel 8 – Kaartgegevens en Derdenvoorzieningen

Omgeving Studio kan gebruikmaken van kaartlagen, luchtfoto’s, topografische en BGT-gegevens, kadastrale informatie, locatiegegevens en andere bronnen van derden. Deze gegevens kunnen vertraagd, onvolledig, gegeneraliseerd, onnauwkeurig of tijdelijk niet beschikbaar zijn. Syntavo garandeert niet dat gegevens van derden juist, volledig, actueel of geschikt zijn voor het beoogde doel.
De beschikbaarheid en werking van een Derdenvoorziening kunnen buiten de invloed van Syntavo wijzigen. Syntavo mag een Derdenvoorziening vervangen, wijzigen of beëindigen wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is, en spant zich in om bij het wegvallen van een belangrijke voorziening een redelijk alternatief te bieden, zonder te garanderen dat dit dezelfde functionaliteit of gegevens biedt.
Gebruiksvoorwaarden en intellectuele-eigendomsrechten van de betreffende gegevensleverancier blijven van toepassing. De Klant controleert belangrijke kaart-, meet- en perceelinformatie altijd aan de hand van een geschikte officiële of professionele bron. Een storing of wijziging van een Derdenvoorziening is alleen een tekortkoming van Syntavo wanneer Syntavo redelijkerwijs een geschikte oplossing had kunnen treffen en dit heeft nagelaten.

Artikel 9 – Beschikbaarheid, onderhoud en back-ups

Syntavo spant zich in Omgeving Studio zorgvuldig en zo veel mogelijk beschikbaar te houden. Tenzij in een afzonderlijke service level agreement anders is overeengekomen, garandeert Syntavo geen specifiek beschikbaarheidspercentage, geen ononderbroken of foutloze werking en geen specifieke reactie- of hersteltijd.
Syntavo mag de Applicatie tijdelijk geheel of gedeeltelijk buiten gebruik stellen voor onder andere onderhoud, updates, beveiligingsmaatregelen, storingsherstel of werkzaamheden aan de infrastructuur. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd; spoed- en beveiligingsmaatregelen mogen zonder aankondiging worden uitgevoerd.
Syntavo is niet verantwoordelijk voor verminderde beschikbaarheid door internet- of netwerkstoringen buiten zijn omgeving, storingen bij hosting- of telecomleveranciers of in Derdenvoorzieningen, apparatuur of software van de Klant, oneigenlijk gebruik of overmacht. Tijdelijke niet-beschikbaarheid geeft geen recht op restitutie, prijsvermindering, verrekening of opschorting van betaling, tenzij in een service level agreement overeengekomen.
Syntavo treft redelijke maatregelen voor back-up en herstel ten behoeve van de dienstverlening als geheel. Back-ups vormen geen afzonderlijke archief- of versiebeheerdienst. Syntavo garandeert niet dat iedere projectversie of recente wijziging herstelbaar is. Wanneer gegevensverlies aantoonbaar en toerekenbaar door Syntavo is veroorzaakt, spant Syntavo zich in te herstellen vanuit de laatst beschikbare bruikbare back-up; de aansprakelijkheid daarvoor is beperkt overeenkomstig artikel 18.

Artikel 10 – Support en wijzigingen van de Applicatie

De Klant meldt vragen en storingen via de bekendgemaakte supportkanalen, waaronder info@omgevingstudio.nl, met een duidelijke omschrijving, de voorafgaande handelingen, de gebruikte browser en apparaat en relevante schermafbeeldingen. Syntavo onderzoekt de melding binnen een redelijke termijn en spant zich in een reproduceerbare fout te herstellen of een werkbare oplossing te bieden. Reactie- en hersteltijden zijn indicatief, tenzij in een service level agreement vastgelegd.
Syntavo is niet verplicht kosteloos te herstellen bij problemen door onoordeelkundig gebruik, gebruik in strijd met de documentatie, niet-ondersteunde apparatuur of browsers, handelingen van de Klant of een derde, een Derdenvoorziening, of gebrekkige Klantdata. Wanneer geen sprake is van een aan Syntavo toerekenbare fout, mag Syntavo onderzoeks- en herstelkosten tegen het geldende uurtarief in rekening brengen, na voorafgaande melding bij verwachte substantiële kosten.
Syntavo mag Omgeving Studio verder ontwikkelen, onderhouden en wijzigen, waaronder functionaliteiten verbeteren of verwijderen, de interface aanpassen, technische componenten vervangen en gebruikslimieten aanpassen. Syntavo zal de kernfunctionaliteit van een betaald Abonnement gedurende de lopende periode niet zonder redelijke aanleiding wezenlijk verminderen. Wijzigingen die noodzakelijk zijn vanwege beveiliging, wet- of regelgeving, een dringend technisch probleem of een Derdenvoorziening kunnen direct worden doorgevoerd. De Klant heeft geen recht op toekomstige functionaliteiten die niet uitdrukkelijk zijn overeengekomen.

Artikel 11 – Klantdata, persoonsgegevens en beveiliging

De Klant blijft rechthebbende op de door hem ingevoerde Klantdata. De Klant verleent Syntavo voor de duur van de Overeenkomst het recht Klantdata te hosten, kopiëren, verwerken en weergeven voor zover nodig voor het uitvoeren van de Overeenkomst, beveiliging, back-up en herstel, support en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Syntavo gebruikt inhoudelijke Klantdata niet voor andere commerciële doeleinden zonder toestemming, maar mag daadwerkelijk geanonimiseerde en niet-herleidbare gebruiksgegevens verwerken voor statistiek, beveiliging en verbetering.
De Klant staat ervoor in gerechtigd te zijn de Klantdata te verwerken, dat deze geen inbreuk maakt op rechten van derden, niet onrechtmatig is en geen schadelijke software of onnodig gevoelige informatie bevat. Syntavo mag onrechtmatige, schadelijke of beveiligingsbedreigende Klantdata verwijderen of blokkeren wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is, en informeert de Klant hierover tenzij een wettelijk of dringend beveiligingsbelang zich daartegen verzet.
Partijen verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de AVG. Voor persoonsgegevens die Syntavo uitsluitend namens de Klant verwerkt, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Syntavo verwerker; Partijen sluiten daarvoor vóór aanvang een verwerkersovereenkomst. Bij tegenstrijdigheid gaat de verwerkersovereenkomst uitsluitend vóór ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens; de aansprakelijkheidsbeperkingen uit artikel 18 blijven van toepassing.
De Klant bepaalt welke persoonsgegevens worden ingevoerd en voert geen bijzondere, strafrechtelijke of andere zeer gevoelige gegevens in, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen en passende aanvullende maatregelen zijn getroffen. Doet de Klant dit zonder afspraak, dan geschiedt dit voor zijn rekening en risico.
Syntavo treft passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen, afgestemd op de aard van de dienst, de stand van de techniek en de redelijkerwijs voorzienbare risico’s. Geen enkel informatiesysteem is volledig vrij van kwetsbaarheden; Syntavo garandeert niet dat ieder beveiligingsincident kan worden voorkomen. De Klant is verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn eigen apparatuur, netwerk, Accounts en lokale Exports. Alleen beveiligingsmaatregelen die uitdrukkelijk onderdeel van de Overeenkomst zijn, gelden als contractuele garantie; algemene beschrijvingen, marketing of technische documentatie niet.

Artikel 12 – Exports

De Klant mag Exports die tijdens een geldig Abonnement rechtmatig zijn gemaakt blijvend gebruiken voor zijn eigen zakelijke activiteiten, waaronder opnemen in rapporten en plannen, delen met opdrachtgevers en betrokkenen, en archiveren in het eigen projectdossier. Dit gebruiksrecht blijft na beëindiging van het Abonnement bestaan.
Rechten op onderdelen van derden (zoals kaartdata, luchtfoto’s, symbolen, modellen of lettertypen) blijven onderworpen aan de voorwaarden van die derden; verplichte rechtenvermeldingen in een Export worden niet verwijderd.
Syntavo garandeert niet dat iedere Export zonder aanpassing in alle software opent, in elke versie identiek wordt weergegeven, volledig bewerkbaar is, of geschikt is voor uitvoering, aanbesteding of contractvorming. De Klant controleert een Export vóór dergelijk gebruik. Wijzigingen aan een Export buiten Omgeving Studio vallen volledig onder verantwoordelijkheid van de Klant.

Artikel 13 – Intellectuele eigendom en Maatwerk

Alle intellectuele-eigendomsrechten op Omgeving Studio berusten bij Syntavo of zijn licentiegevers, waaronder de rechten op de software en broncode, de interface en vormgeving, de architectuur, de materiaalbibliotheek, standaardmodellen en symbolen, documentatie, handelsnamen, logo’s en merken, en door Syntavo ontwikkeld Maatwerk. De Overeenkomst houdt geen overdracht van deze rechten in.
Betaling voor Maatwerk houdt geen overdracht van rechten in. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, ontvangt de Klant voor Maatwerk uitsluitend een gebruiksrecht als onderdeel van Omgeving Studio en voor de duur van het Abonnement. Syntavo mag generieke kennis, technieken, methoden en functionaliteiten die bij Maatwerk zijn ontwikkeld ook voor andere klanten gebruiken. Broncode wordt niet verstrekt en een escrowregeling is niet verplicht, tenzij afzonderlijk en schriftelijk overeengekomen.
Rechten op door de Klant aangeleverde materialen blijven bij de Klant. Voor zover een door de Klant gemaakt projectspecifiek profiel voor bescherming in aanmerking komt, blijven die projectspecifieke rechten bij de Klant, met behoud van de rechten van Syntavo op de onderliggende Applicatie, materialen en functionaliteiten. Feedback en verbetervoorstellen mogen door Syntavo zonder vergoeding worden gebruikt, mits geen vertrouwelijke Klantdata openbaar wordt. Syntavo gebruikt de naam of het logo van de Klant alleen als referentie na diens toestemming.

Artikel 14 – Prijzen en betaling

Prijzen staan in de Overeenkomst of Offerte, zijn in euro’s en exclusief btw, en worden voor een Abonnement vooraf gefactureerd. Werkzaamheden buiten het Abonnement (waaronder Maatwerk, aanvullende training, gegevensherstel op verzoek, onderzoek naar niet door Syntavo veroorzaakte problemen en werkzaamheden buiten scope) mogen afzonderlijk worden gefactureerd tegen vaste prijs of nacalculatie. Substantiële aanvullende kosten worden vooraf aangekondigd.
Uitbreiding van het aantal Gebruikers of onderdelen gaat direct in en wordt naar rato gefactureerd; vermindering gaat pas in bij de eerstvolgende verlenging, mits tijdig aangevraagd. Gedurende een lopende periode bestaat geen recht op restitutie of prijsvermindering wegens minder gebruik, ongebruikte Accounts of interne wijzigingen bij de Klant.
Syntavo mag de abonnementsprijs eenmaal per kalenderjaar aanpassen, met aankondiging ten minste dertig dagen vooraf, ingaand bij de eerstvolgende verlenging — behalve wanneer een wijziging noodzakelijk is door een wettelijke heffing, dwingende regelgeving, een overeengekomen prijsindex, een door de Klant gevraagde uitbreiding of een substantiële prijsverhoging van een noodzakelijke Derdenvoorziening. Bij een wezenlijke verhoging die niet uit een index, belasting of uitbreiding voortvloeit, mag de Klant opzeggen tegen de ingangsdatum.
De Klant betaalt binnen dertig dagen na factuurdatum. Bezwaar tegen een factuur wordt binnen veertien dagen gemotiveerd gemeld; daarna geldt de factuur als aanvaard, behoudens kennelijke fouten. Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) en redelijke incassokosten verschuldigd. De Klant mag niet opschorten of verrekenen, behalve met een opeisbare, onbetwiste of onherroepelijk vastgestelde vordering. Syntavo mag vooruitbetaling of zekerheid verlangen bij gerede twijfel over de betalingscapaciteit of eerdere niet-tijdige betaling.

Artikel 15 – Looptijd en verlenging

De looptijd staat in de Overeenkomst of Offerte; zonder vermelding geldt twaalf maanden. Een Abonnement voor bepaalde tijd wordt telkens met twaalf maanden verlengd, tenzij een Partij uiterlijk twee maanden vóór het einde schriftelijk (per e-mail aan het bekendgemaakte contactadres) opzegt.
Een tussentijdse opzegging door de Klant geeft geen recht op beëindiging vóór het einde van de lopende periode, op terugbetaling van reeds gefactureerde bedragen of op verval van nog verschuldigde bedragen. Vermindering van Gebruikers of onderdelen wordt uiterlijk twee maanden vóór de verlengdatum aangevraagd; bij niet-tijdige opzegging of vermindering wordt in de bestaande omvang verlengd. Een gratis proef- of demonstratieomgeving kan op ieder moment worden aangepast of beëindigd en geeft geen recht op continuering of gegevensbehoud.

Artikel 16 – Opschorting en beëindiging

Syntavo mag de toegang geheel of gedeeltelijk opschorten bij niet-tijdige betaling, handelen in strijd met de Overeenkomst, misbruik of een beveiligingsrisico, overschrijding van het aantal Gebruikers, het delen van Accounts, uitzonderlijk gebruik als bedoeld in artikel 5, of een wettelijke verplichting. Behalve bij spoed, wanbetaling, misbruik of een beveiligingsrisico stelt Syntavo de Klant vooraf in kennis met een redelijke hersteltermijn. Opschorting ontslaat de Klant niet van zijn betalingsverplichtingen; bij een aan de Klant toerekenbare oorzaak blijft de volledige vergoeding over de lopende periode verschuldigd en mogen redelijke heractiverings- en onderzoekskosten in rekening worden gebracht.
Iedere Partij mag de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden wanneer de andere Partij toerekenbaar tekortschiet en na een schriftelijke ingebrekestelling met redelijke hersteltermijn in verzuim blijft. Een ingebrekestelling is niet vereist wanneer herstel blijvend onmogelijk is, sprake is van opzettelijk misbruik of een ernstig beveiligingsincident, of de tekortkoming naar haar aard niet herstelbaar is.
Syntavo mag met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer de Klant de Applicatie opzettelijk of structureel misbruikt, een ernstig beveiligingsrisico veroorzaakt, de IE-rechten van Syntavo schendt, ondanks aanmaning niet betaalt, of in staat van faillissement of surseance verkeert — voor zover in die situatie wettelijk toegestaan. Bij een aan de Klant toerekenbare beëindiging bestaat geen recht op restitutie, blijven gefactureerde bedragen verschuldigd en worden nog niet betaalde vergoedingen over de lopende periode onmiddellijk opeisbaar.
Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn voort te duren — waaronder geheimhouding, intellectuele eigendom, aansprakelijkheid, betaling en het gebruiksrecht op rechtmatig gemaakte Exports — blijven na beëindiging van kracht.

Artikel 17 – Exit en verwijdering van gegevens

Tot het einde van het Abonnement kan de Klant de binnen Omgeving Studio beschikbare standaardexportfuncties gebruiken; daarvoor gelden geen afzonderlijke exitkosten. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig veiligstellen van gewenste Klantdata en Exports vóór beëindiging.
Syntavo is niet verplicht een kopie van de interne database, broncode of systeemconfiguratie te verstrekken. Op verzoek kan Syntavo aanvullende ondersteuning bij export, migratie of conversie bieden tegen redelijke kosten, voor zover toegestaan. Voor zover dwingende wetgeving Syntavo verplicht kosteloos mee te werken aan overstap of dataportabiliteit, verleent Syntavo die medewerking zonder verboden overstapkosten; verdergaande werkzaamheden blijven factureerbaar.
Syntavo verwijdert de actief opgeslagen Klantdata uiterlijk dertig dagen na beëindiging, tenzij een langere termijn is overeengekomen, een wettelijke bewaarplicht geldt, of de gegevens nodig zijn voor een lopend of te verwachten geschil. Klantdata in back-ups mag tot maximaal negentig dagen na beëindiging blijven bestaan en wordt daarna binnen de normale back-upcyclus overschreven. Na afloop van de bewaartermijnen kan Syntavo niet worden verplicht Klantdata te herstellen of alsnog beschikbaar te stellen. Niet tijdig veiligstellen komt voor rekening en risico van de Klant.

Artikel 18 – Aansprakelijkheid

Syntavo is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die rechtstreeks en aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, en pas nadat de Klant Syntavo schriftelijk in gebreke heeft gesteld met een redelijke hersteltermijn, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: redelijke kosten om de prestatie alsnog aan de Overeenkomst te laten beantwoorden, redelijke kosten ter vaststelling van oorzaak en omvang van de directe schade, redelijke kosten ter voorkoming of beperking daarvan, en de redelijke kosten van herstel vanuit de laatst beschikbare bruikbare back-up.
Syntavo is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst of omzet, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, reputatieschade, verlies van kansen, opdrachten, aanbestedingen of subsidies, aanspraken van derden, gemiste deadlines, kosten van vervangende software, verlies van data dat niet vanuit een back-up herstelbaar is, en de kosten van reconstructie van ontwerpen, profielen, varianten of projecten.
De totale aansprakelijkheid van Syntavo is per gebeurtenis en per kalenderjaar beperkt tot maximaal de Jaarlicentiekosten, en bedraagt in geen geval meer dan eenmaal de Jaarlicentiekosten, ongeacht het aantal gebeurtenissen, schadegevallen of benadeelde partijen. Samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis. Bij een kortere looptijd dan twaalf maanden geldt de daadwerkelijk voor die periode verschuldigde licentie. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding, overlijden of lichamelijk letsel, of aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet mag worden beperkt.
Syntavo is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of verouderde Klantdata, beslissingen op basis van Omgeving Studio zonder deskundige controle, onbevoegd of ondeskundig gebruik, het delen van Accounts, apparatuur of diensten van derden, het niet opvolgen van instructies, het niet tijdig veiligstellen van gegevens, een gerechtvaardigde opschorting of overmacht.
De Klant meldt schade zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen dertig dagen na ontdekking. Ieder recht op schadevergoeding vervalt twaalf maanden nadat de Klant met de schade en de mogelijke aansprakelijkheid bekend is of had kunnen zijn, en in ieder geval uiterlijk twee jaar na de schadeveroorzakende gebeurtenis, voor zover dwingend recht dit toestaat. De Klant treft redelijke maatregelen om schade te voorkomen en te beperken.

Artikel 19 – Vrijwaring

De Klant vrijwaart Syntavo tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit onrechtmatige Klantdata, inbreuk door aangeleverde materialen op rechten van derden, gebruik in strijd met de Overeenkomst, onbevoegd of onrechtmatig gebruik door een Gebruiker, besluiten of werkzaamheden zonder de noodzakelijke professionele controle, het niet naleven van wet- of regelgeving door de Klant, of verwerking van persoonsgegevens zonder geldige grondslag. De vrijwaring omvat redelijke juridische kosten en geldt niet voor zover de aanspraak rechtstreeks door een toerekenbare tekortkoming van Syntavo is veroorzaakt.

Artikel 20 – Overmacht

Geen van de Partijen is gehouden tot nakoming wanneer de tekortkoming wordt veroorzaakt door een omstandigheid buiten haar redelijke invloed. Onder overmacht aan de zijde van Syntavo vallen onder andere grootschalige internet-, stroom- of telecomstoringen, uitval bij hosting- of cloudleveranciers, uitval of wijziging van Derdenvoorzieningen, cyberaanvallen ondanks redelijke beveiliging, overheidsmaatregelen, oorlog, terrorisme, natuurrampen, epidemieën, uitzonderlijke personeelsuitval, tekortkomingen van leveranciers die Syntavo redelijkerwijs niet kon voorkomen, en storingen in DNS-, certificaat- of internetinfrastructuur.
De verplichtingen worden tijdens de overmachtssituatie opgeschort. Duurt deze langer dan zestig dagen, dan mag iedere Partij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen voor het niet-uitgevoerde deel. Reeds uitgevoerde prestaties en verschuldigde bedragen blijven verschuldigd. De Klant heeft bij overmacht geen recht op schadevergoeding.

Artikel 21 – Wijziging van deze voorwaarden

Syntavo mag deze voorwaarden wijzigen, met bekendmaking ten minste dertig dagen vóór de ingangsdatum. Wijzigingen van ondergeschikte aard en wijzigingen die noodzakelijk zijn wegens wetgeving, beveiliging, misbruikpreventie of technische noodzaak kunnen direct ingaan. Een wezenlijke, voor de Klant aantoonbaar nadelige wijziging treedt in beginsel in werking bij de eerstvolgende verlenging; gaat zo’n wijziging tijdens een lopende periode in zonder dat wetgeving, beveiliging of een Derdenvoorziening dit vereist, dan mag de Klant opzeggen tegen de ingangsdatum. De meest recente versie wordt op de website beschikbaar gesteld.

Artikel 22 – Slotbepalingen

Overdracht. De Klant mag rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Syntavo overdragen, sublicentiëren of aan een andere rechtspersoon beschikbaar stellen. Syntavo mag de Overeenkomst zonder toestemming overdragen aan een groepsmaatschappij, rechtsopvolger of een partij die de onderneming of Omgeving Studio overneemt, met behoud van de overeengekomen gebruiks-, beveiligings- en privacyverplichtingen.
Geheimhouding. Partijen behandelen als vertrouwelijk aangeduide of kennelijk vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die rechtmatig openbaar is of wettelijk moet worden verstrekt, en blijft tot vijf jaar na beëindiging bestaan; voor bedrijfsgeheimen, persoonsgegevens, broncode en beveiligingsinformatie zolang de informatie vertrouwelijk is.
Inschakeling van derden. Syntavo mag derden en onderaannemers inschakelen en gebruikte leveranciers, hostingpartijen en componenten wijzigen, mits de kernfunctionaliteit niet zonder redelijke aanleiding wezenlijk wordt verminderd. Bij verwerking van persoonsgegevens gelden de afspraken over subverwerkers uit de verwerkersovereenkomst.
Bewijs en communicatie. De administratie, logbestanden, sessieregistraties en elektronische communicatie van Syntavo leveren, behoudens tegenbewijs, bewijs op van het gebruik van de Applicatie, uitgevoerde handelingen, aanvaardingen en verschuldigde bedragen. Een elektronische aanvaarding of Accountactivatie kan gelden als rechtsgeldige verklaring. Partijen mogen elektronisch communiceren; mededelingen aan een opgegeven e-mailadres gelden als schriftelijk. De Klant houdt zijn contactgegevens actueel.
Nietigheid. Is een bepaling nietig of onafdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen van kracht en vervangen Partijen de betreffende bepaling door een geldige die zo veel mogelijk bij doel en strekking aansluit. Het niet direct uitoefenen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.
Toepasselijk recht en geschillen. Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing; het Weens Koopverdrag is uitgesloten. Partijen proberen een geschil eerst in goed overleg op te lossen; lukt dat niet, dan wordt het voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Oost-Brabant, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Artikel 23 – Contactgegevens

Syntavo B.V., gevestigd te Helmond — KvK 99041588
E-mail algemeen: info@syntavo.nl — E-mail Omgeving Studio: info@omgevingstudio.nl